La comptabilité par fonds, pour les OBNL

La comptabilité par fonds est une façon de tenir les livres d’un organisme sans but lucratif (OBNL) en séparant ses ressources selon leur usage. Au lieu de tout regrouper dans un seul ensemble de comptes, on suit chaque « fonds » à part : ses revenus, ses dépenses et son solde.

Pourquoi séparer les fonds ?

Un OBNL reçoit souvent de l’argent qui vient avec des conditions. Une subvention ne peut servir qu’à un programme précis, un don est réservé à un projet, une somme doit être conservée en permanence. L’organisme doit pouvoir démontrer que chaque dollar a été utilisé comme prévu.

La comptabilité par fonds répond à cette question simplement : combien a-t-on reçu pour ce projet, combien a-t-on dépensé, et combien reste-t-il ?

Les fonds les plus courants

• Le fonds d’administration générale : les ressources sans restriction, utilisées pour le fonctionnement courant de l’organisme.
• Les fonds affectés : les sommes reçues pour un usage précis, comme une subvention de projet ou une campagne de financement ciblée.
• Le fonds de dotation : un capital qui doit être conservé, dont seuls les revenus peuvent être utilisés.
• Le fonds des immobilisations : dans certains organismes, il regroupe les bâtiments, l’équipement et leur financement.

Chaque organisme choisit les fonds qui reflètent sa réalité, selon ses sources de financement et ses obligations.

Deux méthodes de présentation

Les normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif prévoient deux grandes méthodes pour comptabiliser les apports affectés :

• la méthode du report, où les apports affectés sont reportés puis constatés à mesure que les dépenses visées sont engagées ;
• la méthode de la comptabilité par fonds affectés, où les fonds sont présentés côte à côte dans les états financiers.

Le choix dépend de la structure de l’organisme et des attentes de ses bailleurs de fonds. Il se fait une fois, puis reste le même d’une année à l’autre.

Ce que ça change au quotidien

Une comptabilité par fonds bien tenue facilite beaucoup de choses :

• les rapports aux bailleurs de fonds, qui veulent voir l’utilisation de leur subvention ;
• les rapports au conseil d’administration, plus clairs ;
• la préparation des états financiers de fin d’année ;
• pour les organismes de bienfaisance enregistrés, la préparation de la T3010.

La clé est d’attribuer chaque transaction au bon fonds dès son inscription, plutôt que de tout répartir en fin d’année.