La comptabilité de votre OBNL, claire pour votre conseil

Un organisme à but non lucratif tient ses comptes pour plus de monde qu’une entreprise. Il doit rendre des comptes à son conseil d’administration, à ses membres, à ses bailleurs de fonds, à ses donateurs et, s’il est enregistré comme organisme de bienfaisance, à l’Agence du revenu du Canada. Souvent, tout repose sur un trésorier bénévole qui fait de son mieux. Nous prenons le relais.

Les réalités d’un OBNL

Les organismes qui nous appellent vivent souvent les mêmes situations :

• une subvention reçue pour un projet précis, qu’il faut suivre à part ;
• des dons à reconnaître par des reçus officiels sans erreur, pour les organismes de bienfaisance enregistrés ;
• une assemblée générale annuelle qui approche, avec des états financiers à présenter ;
• un changement de trésorier qui fait perdre l’historique ;
• la T3010 à produire, et personne qui sait vraiment comment la remplir.

La comptabilité par fonds

Dans un OBNL, tout l’argent n’est pas libre. Une subvention pour l’aide alimentaire ne peut pas payer le loyer du bureau. La comptabilité par fonds sépare les sommes selon leur usage permis : fonds d’administration générale, fonds affectés à des projets, fonds de dotation s’il y a lieu. Nous la tenons pour vous, afin que chaque bailleur de fonds sache exactement ce qui a été fait de sa contribution.

Reçus officiels de dons

Seuls les organismes de bienfaisance enregistrés auprès de l’ARC peuvent émettre des reçus officiels de dons, qui permettent aux donateurs d’obtenir un crédit d’impôt. Un OBNL non enregistré peut remercier ses donateurs par un simple reçu, sans valeur fiscale. Le reçu officiel, lui, doit contenir des mentions précises : le nom et le numéro d’enregistrement de l’organisme, le nom et l’adresse du donateur, le montant, la date, un numéro de série, entre autres. Une erreur peut causer des ennuis lors d’une vérification de l’ARC. Avec Moja-app, incluse dans l’offre, les reçus sont générés à partir des dons inscrits, numérotés automatiquement, et une copie est conservée. Vos donateurs reçoivent un reçu en bonne et due forme, et vous gardez une trace complète.

Ce que nous faisons pour votre organisme

• La tenue de livres, les conciliations bancaires et le suivi des fonds.
• Les reçus officiels de dons, préparés et archivés, pour les organismes de bienfaisance enregistrés.
• La paie des employés et les remises, s’il y a lieu.
• Les rapports financiers pour chaque réunion du conseil d’administration.
• Les états financiers annuels présentés à l’assemblée générale.
• La déclaration T3010 des organismes de bienfaisance enregistrés, dans les délais.
• Les redditions de comptes demandées par vos bailleurs de fonds.

Un rapport que le conseil comprend

Les administrateurs d’un OBNL ne sont pas tous à l’aise avec les chiffres. Nous préparons des rapports simples : où en est l’encaisse, comment se comparent les revenus et les dépenses au budget, quel fonds est utilisé à quel rythme. Lyne peut aussi présenter les résultats au conseil ou répondre aux questions des administrateurs. Les décisions se prennent alors sur une base solide.

La continuité, malgré les changements

Les bénévoles changent, l’organisme reste. Comme les livres et les pièces justificatives vivent dans Moja-app, le prochain trésorier retrouve tout en place : l’historique, les reçus, les rapports. Plus besoin de se transmettre des boîtes de documents à chaque assemblée.

Nous accompagnons des organismes communautaires, culturels, sportifs et religieux partout au Québec.